Continuacion de Administracion Basica

Unidad 5

Dirección

Elementos del Concepto

Ejecución de los planes de acuerdo con la estructura.
Motivación.
Guía o conducción.
Supervisión.
Alcanzar las metas.

La ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través de la motivación, la comunicación y la supervisión.

Importancia

La dirección es trascendental porque:

Pone en marcha todos los lineamientos establecidos.
A través de ella se logran las formas de conducta más deseables.
La dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos.
A través de ella se establece la comunicación necesaria.

Principios

De la armonía del objetivo o coordinación de intereses. La dirección será eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos. Establecer que los objetivos de todos los departamentos y secciones deberán relacionarse armoniosamente para lograr el objetivo general.
Impersonalidad de mando. La autoridad y su ejercicio, surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados.
De la supervisión directo. Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados.
De la vía jerárquica. La importancia de respetar los canales de comunicación establecidos por la organización formal.
De la resolución del conflicto. La necesidad de resolver los problemas que surjan durante la gestión administrativa, a partir del momento en que aparezcan.
Aprovechamiento del conflicto. Obligar al administrador a pensar en soluciones para el mismo, ofrece la posibilidad de visualizar nuevas estrategias y emprender diversas alternativas. Aconseja el análisis de los conflictos y su aprovechamiento mediante el estableciendo de opciones distintas a las que aparentemente puedan existir.

Etapas de dirección

ü Toma de decisiones.

Una decisión es la elección de un curso de acción entre varias alternativas; al tomar decisiones es necesario:

Definir el problema. Es básico definir perfectamente cual es el problema que hay que resolver.
Analizar el problema. Es necesario desglosar sus componentes, así como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder determinar posibles alternativas de solución.
Evaluar las alternativas. Determinar el mayor número posible de alternativas de solución, estudiar las ventajas y desventajas que implican. Se lleva acabo a través de:

a) Análisis de factores tangibles o intangibles.
b) Análisis marginal
c) Análisis costo – efectividad.

Elegir entre alternativas. Elegir la mas idónea para las necesidades del sistema, y la que reditué máximos beneficios.
Aplicar la decisión. Consiste en poner en práctica la decisión elegida, por lo que se debe contar con un plan para el desarrollo de la misma.

Integración

La integración comprende la función a través de la cual el administrador elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecida para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales así como humanos.

ü Reglas

El hombre adecuado para el puesto adecuado. Los hombres que desarrollan cualquier función dentro de un organismo social, deben reunir los requisitos para desempeñarla adecuadamente.

De la provisión de elementos necesarios. A cada miembro de la empresa debe proporcionársele los elementos necesarios para hacer frente eficientemente a las necesidades de su puesto.

De la importancia de la introducción adecuada. Indica que el momento en que el elemento humano ingresa a la empresa, puesto que de el dependerán su adaptación al ambiente de la empresa, su desarrollo y su eficiencia dentro de la misma.

La integración comprende cuatro etapas:

a) Reclutamiento. Obtención de los candidatos.
b) Selección. Mediante la utilización de ciertas técnicas, elegir entre los diversos candidatos al más idóneo para el puesto.
c) Introducción o inducción. Articular o armonizar adecuadamente al nuevo elemento con los objetivos de la empresa, y con el ambiente organizacional.
d) Capacitación y desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e incremento de las capacidades del personal.

Motivación

Motivar significa “mover, conducir, impulsar a la acción”. Es la labor más importante de la dirección y puede agruparse en dos grandes tendencias:

a) Teorías de contenido

Tratan de especificar lo que impulsa la conducta; por ello se les llama también teorías tradicionales. Esta tendencia abarca tres grandes corrientes:
Jerarquía de las necesidades, de Maslow:

Básicas. Fisiológicas, de seguridad, amor o pertenencia, de estimación.
Crecimiento. Realización personal.

Teoría de motivación e higiene, de Herzberg. Propone dos niveles:

Factores de higiene o mantenimiento. Son aquellos que evitan la falta de satisfacción pero no motivan.
Motivación de grupo. Es necesario considerar ciertos factores tales como:

Espíritu de equipo: El sentirse identificado con un grupo de trabajo para lograr fines comunes, aumenta la productividad.
Identificación con los objetivos de la empresa: El coordinar los intereses de grupo con los individuales.
Practicar la administración por participación: Lograr que el trabajador se integre emocional y mentalmente a la situación del grupo de trabajo y a los objetivos de la empresa, mediante su participación activa en las decisiones.
Establecimiento de relaciones humanas adecuadas: La implantación de sistemas adecuados de comunicación y autorrealización.
Eliminación de practicas no motivadoras: Para elevar la moral de los empleados es necesario eliminar las siguientes practicas:

a) Control excesivo.
b) Poca consideración a la competencia.
c) Decisiones rígidas.
d) No tomar en cuenta los conflictos.
e) Cambios súbitos.

ü Teorías del enfoque externo

Parten del supuesto de que la conducta observable en las organizaciones, así como sus consecuencias, son la clave para explicar la motivación; relacionan los efectos que ejerce el ambiente sobre la conducta de los individuos, en la teoría externa los mecanismos ambientales y las conductas se pueden observar de tal manera que el individuo puede aprender que habrá ciertas consecuencias.

Los principales creadores de esta escuela son: Watson, Skinner, Luthans y Kreitner.

Comunicación

La comunicación puede ser definida como el proceso a través del cual se trasmite y recibe información en un grupo social.

La comunicación consta de tres elementos básicos:

a) Emisor, en donde se origina la información.
b) Transmisor, a través del cual fluye la comunicación.
c) Receptor, que recibe y debe entender la información.

Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicación, se mencionara su clasificación más sencilla:

Formal. Se origina en la estructura formal de la organización y fluye a través de los canales organizacionales.
Informal. Surge de los grupos informales de la organización y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organización. Puede llegar a influir más que la comunicación formal.

Estos dos tipos de comunicación a su vez pueden ser:

Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno inferior, o viceversa.
Horizontal. Se da en niveles jerárquicos semejantes.
Verbal. Se trasmite oralmente.
Escrita. Mediante material escrito o grafico.

ü Requisitos de la comunicación efectiva.

Una buena comunicación implica:

Claridad. Debe ser clara, deben ser accesibles para quien va dirigida.
Integridad. La comunicación debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa.
Aprovechamiento de la organización informal. Utiliza la organización informal para suplir canales de información de la organización formal.
Equilibrio. Todo plan de acción debe acompasarse del plan de comunicación para quienes resulten afectados.
Moderación. La comunicación de debe ser la estrictamente necesaria y lo mas concisa posible.
Difusión. Preferentemente, toda la comunicación formal de la empresa debe efectuarse por escrito.
Evaluación. Los sistemas y canales de comunicación deben revisarse periódicamente.

ü Autoridad.

La autoridad es la facultad de que esta investida una persona, dentro de una organización, para dar ordenes y exigir que sean cumplidos por sus subordinados, para la realización de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo.

Elementos:

a) Mando. El ejercicio de la autoridad o mando, asume dos formas:

Ordenes: Es el ejercicio de autoridad a través de la cual un supervisor trasmite a un subordinado la indicación de que una actividad debe ser realizada y deben considerarse los siguientes factores:

Aspectos motivacionales que deben emplearse al trasmitir la orden.
Trasmitir adecuadamente: Por escrito, con claridad y precisión.
Explicar y fundamentar la necesidad de que se cumpla.
Oportunidad. Elegir el momento y lugar más apropiados para trasmitir la orden.

Instrucciones. Son las normas que habrán de observarse en situaciones de carácter repetitivo; los medios más convenientes para trasmitir son los instructivos.

b) Delegación. La delegación es la concesión de autoridad y responsabilidad para actuar.

Ventajas:

Permite al directivo dedicarse a las actividades más importantes.
A través de ella, la responsabilidad se comparte.
Motiva a los subordinados al hacerlos participes del logro.
Capacita a los subordinados en ciertas decisiones.

Requisitos necesarios para delegar:

Delimitar claramente la autoridad y responsabilidad delegada.
Especificar claramente, metas y objetivos de la función delegada.
Capacitar al personal en quien se va a delegar.
Establecer estándares de actuación de tal mantera que se fomente la iniciativa, creatividad y lealtad hacia la organización.
Convenir sobre las áreas de no delegación.
El directivo deberá mostrar interés en el desempeño del empleado.
Reconocer el buen desempeño y confiar en los subordinados.

Tipos de autoridad

Formal. Cuando es conferida por la organización.

a) Lineal. Cuando es ejercida por un jefe sobre una persona o grupo.
b) Funcional. Ejercida por uno o varios jefes, sobre funciones distintas.

Técnica o staff. Nace de los conocimientos especializados de quien la posee.
Personal. Se origina en la personalidad del individuo.

ü Reglas para el mejoramiento de la comunicación

Aclarar ideas.
Determinar y evaluar el verdadero propósito.
Considerar el ambiente organizacional e individual.
Planear las comunicaciones asesorándose con la opinión de otros miembros de la organización.
Tener cuidado al comunicar: con las actitudes, sobretonos y el contenido básico del mensaje.
Aprovechar la oportunidad para emitir algo de valor, o ayudar, al receptor.
Seguir y evaluar la comunicación.
Oportunidad en cuanto a tiempo y lugar.
Apoyar la comunicación con las acciones propias del emisor.
Tratar no solo de ser comprendido sino de comprender.

Liderazgo – supervisión

La supervisión consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se realicen adecuadamente.

Se considerara la supervisión, el liderazgo y los estilos gerenciales, como sinónimos aunque referidos a diversos niveles jerárquicos.

El liderazgo, o supervisión, es de gran importancia para la empresa, ya que mediante el se imprime la dinámica necesaria a los recursos humanos, para que logren los objetivos.

Su importancia radica en que de una supervisión efectiva dependerán:

a) La productividad del personal para lograr los objetivos.
b) La observancia de la comunicación.
c) La relación entre jefe – subordinado.
d) La corrección de errores.
e) La observancia de la motivación y del marco formal de disciplina.

De acuerdo con los diversos estilos de liderazgo que existan en la empresa, variara el grado de eficiencia y productividad dentro de la misma.

Existen distintos tipos de teorías gerenciales, la que crearon Blake y Mounton y que se refiere al grid administrativo (rejilla o tablero administrativo). Estos autores han concluido en que existen hasta 81 estilos de supervisión, pero que, básicamente, existen cinco de cuyas combinaciones se originan todos los demás.

Analizan los cinco tipos básicos de supervisión, sus ventajas y desventajas y concluyen que el mejor estilo de dirigir es el de la administración en equipo, a través del cual se incrementa la productividad y la creatividad.