Unidad 6
Control
Se puede definir al control como:
La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
Importancia
Establece medidas para corregir las actividades.
Reaplica a todo.
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones.
Localiza a los sectores responsables de la administración.
Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes.
Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Su aplicación incide directamente en la nacionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad.
Principios
Equilibrio
A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente.
De los objetivos
Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. La efectividad del control esta en relación directa con la precisión de los estándares. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero.
De la oportunidad
El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que se efectué el error.
De las desviaciones
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente.
Costeabilidad
Un control solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de el.
De excepción
El control debe aplicarse, a las actividades excepcionales y representativas, a fin de reducir costos y tiempo.
De la función controlada
La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada.
Etapas de control
Establecimiento de estándares
Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.
Los estándares representan el estado de ejecución deseado, son más que los objetivos definidos de la organización. Ralph C. Davis dice que los estándares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, preferentemente, deben abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados:
Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los beneficios obtenidos por la empresa, que resulta de la comparación o relación entre las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones.
Posición en el mercado. Estándares utilizados para determinar la aceptación de algún producto.
Productividad. Se determina con base en medidas.
Calidad del producto. Se establece para determinar la primacía en cuanto a calidad del producto.
Desarrollo del personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia, y su efectividad.
Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que deben, sirve para determinar, objetivamente, los límites de productividad del personal de la empresa.
Tipos de estándares
Varía de acuerdo con las necesidades específicas del área donde se implementen:
Estándares estadísticos. Se elaboran con base en el análisis de datos de experiencias pasadas.
Estándares fijados por apreciación. Son esencialmente juicios de valor, resultado de las experiencias pasadas del administrador, actividades cuyo carácter es intangible o cualitativo, tales como la moral de la empresa.
Estándares técnicamente elaborados. Son aquellos que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo específica.
· Medición de resultados
Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de media, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.
La efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), valida (que mida realmente el fenómeno que intenta medir), con unidades de medición apropiadas, y fluida (que se canalice por los adecuados canales de comunicación).
Corrección
El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación mas estrecha entre la plantación y el control.
Retroalimentación
La información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
Implantación de un sistema de control
Antes de establecer un sistema de control se requiere:
Contar con objetivos y estándares que sean estables.
Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los controles.
Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos.
Evaluar la efectividad de los controles:
Eliminando aquellos que no sirven.
Simplificándolos.
Combinándolos para perfeccionarlos.
Características
Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional
Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y reflejar su eficacia.
Oportunidad
Un sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan.
Accesibilidad
Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación.
Ubicación estratégica
Es necesario establecerlos en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico.
Factores que comprende el control
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:
a) Cantidad.
b) Tiempo.
c) Costo.
d) Calidad
El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante; el costo es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa, la calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa.
El control y su periodicidad
Control preliminar. Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades.
Control concurrente. Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades, como un proceso continuo.
Control posterior. Se aplica después de haber realizado las actividades planeadas. Su objeto es administrar información.
Control por áreas funcionales
Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genérico como específico, a fin de determinar la acción correctiva necesaria.
Control de producción
La función del control en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. El control en esta área comprende cuatro funciones:
Control de calidad
Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad especifica, establece limites aceptables de variación en cuanto a: color, acabado, composición, volumen, dimensión, resistencia y otros aspectos técnicos, mismos que se comparan con las normas fijadas para el producto, con el fin de detectar y eliminar cualquier causa capaz de originar un defecto en el mismo.
Existen diversas técnicas de control de calidad. Control estadístico y control por muestreo, mismas que se utilizaran en la empresa dependiendo de su tamaño y características.
Control de inventarios
Su objetivo primordial es determinar el nivel más económico de inventarios en cuanto a materiales. Un buen sistema de control de inventarios permite:
a) Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa.
b) Evitar perdidas en las ventas.
c) Evitar perdidas innecesarias por deterioro y obsolescencia, o por exceso de material.
d) Reducir al mínimo las interrupciones de la producción.
e) Reducir los costos.
El control de inventarios se encarga de regular en forma óptima las existencias en los almacenes, tanto refacciones, herramientas y materias primas, como productos terminados.
Clases de inventarios:
Materias primas. Son aquellas que no han sufrido ningún cambio previo al proceso de producción.
Materiales en proceso. Se utilizan en la elaboración del producto y su aspecto ha cambiado por resultado del proceso.
Productos terminados. Son los productos terminados que están listos para su almacenamiento.
Partes de la maquinaria y/o herramientas. No forman parte del producto, pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las maquinas.
Control de la producción
El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar mas idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas.
Un sistema adecuado de control de producción reporta los siguientes beneficios:
Disminución de tiempos ociosos.
Reducción de costos.
Evita demoras en la producción.
Permite cumplir, al departamento de de ventas, sus compromisos con los clientes.
Incrementa la productividad.
Control de compras
Esta función verifica el cumplimiento de actividades tales como:
a) Selección adecuada de los proveedores.
b) Evaluación de la cantidad y la calidad especificadas.
c) Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada.
d) Determinación del punto de pedido y de reorden.
e) Comprobación de precios.
Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar:
a) Compras innecesarias, excesivas y caras.
b) Adquirir materiales de baja calidad.
c) Retrasos en los programas de producción y otras áreas.
· Control de mercadotecnia
Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumido. Comprende áreas tales como: ventas, desarrollo de productos, distribución, publicidad y promoción. Cubre aspectos tales como la efectividad del grupo de ventas y de las campañas publicitarias, por medio de la realización de encuestas. La evaluación en esta área, proporciona fundamentos para:
a) Toma de decisiones de la organización en general.
b) Desarrollo de planes a corto y mediano plazos.
c) Evaluación de la efectividad de los vendedores.
d) Sirve para controlar otras funciones que están relacionadas con el área de mercadotecnia tales como:
· Planeación de producción.
· Inventarios.
· Compras.
· Investigación y desarrollo.
· Trafico.
· Innovaciones en plana y equipo.
· Finanzas.
· Determinación de las necesidades de efectivo.
· Necesidades de planta y de recursos humanos.
Control de ventas
La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas, de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas, y adoptar las medidas correctivas adecuadas.
Control de finanzas
Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.
Control presupuestal
Un sistema de control presupuestado debe:
Incluir las principales áreas de la empresa.
Coordinar las partes como un todo y armonizar entre si los distintos presupuestos.
Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias.
Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras.
Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad.
Facilitar la toma de decisiones correspondiente.
Estar acorde al tiempo establecido en el plan.
Contribuir a lograr las metas de la organización.
Control contable
Se basan en la recopilación eficiente de los datos financieros provenientes de la operación de una empresa.
El objeto primordial del control contable consiste en identificar las causas de lo ocurrido en las operaciones financieras.
El control contable debe:
Proporcionar información veraz y oportuna.
Ser un instrumento que ayude a detectar las áreas de dificultad.
Orientar a la gerencia para determinar guías de acción.
Establecer las responsabilidades de los que intervienen.
Evitar malos manejos y desfalcos.
Detectar causas y orígenes.
Costos
Su objetivo primordial es determinar el costo real de un producto con base en el cálculo y análisis detallado de cada uno de los elementos que intervienen en su fabricación.
Auditoria
Tiene como función primordial dictaminar si la información financiera presenta fidedignamente la situación de la empresa y si sus resultados son auténticos, su fin es verificar:
La autenticidad de los hechos y fenómenos que presentan los estados financieros.
Que los métodos utilizados estén de acuerdo con los principios de contabilidad.
La auditoria es el control aplicado al control financiero.
Control de recursos humanos
Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal.
Auditoria de recursos humanos
Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias.
Evaluación de la actuación
Mide la efectividad de los miembros de la organización.
Evaluación de reclutamiento y de selección
Evalúa la efectividad de los programas y procedimientos relativos a esta área mediante el análisis de aspectos como:
Efectividad en el procedimiento de selección, eficiencia del personal y su integración a los objetivos de la empresa.
Retiros y despidos.
Evaluación de capacitación y desarrollo
Puede efectuarse mediante el estudio de ciertos índices:
Productividad. Antes y después del entrenamiento.
Desarrollo del personal. Carrera de ascensos y contribución del elemento humano en aspectos de creatividad y productividad.
Evaluación de la motivación
Su objetivo es medir la moral del personal; se realiza a través de:
Encuestas de actitud.
Estudios de ausentismo, retardos y rotación.
Frecuencia de conflictos.
Buzón de quejas y sugerencias.
Productividad.
Evaluación de sueldos y salarios
Algunas de las medidas mas usualmente utilizadas son:
Estudios de salarios de la empresa en relación con encuestas.
Estudios de incentivos promedio en relación con la productividad.
Conflictos salariales.
Presupuestos de salarios.
Evaluación de puestos.
Evaluación sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones
La efectividad de estos programas se obtiene a través de análisis de registros y estadísticas relativos a:
Índices de accidentes.
Participación del personal en los programas de servicios y prestaciones.
Análisis de ausentismo.
Sugerencias y quejas.
Estudios de fatiga.
Técnicas de control
Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control.
Sistemas de información
Lo verdaderamente importante al establecer un sistema de información es aplicar los principios de excepción, de costeabilidad, de oportunidad y el del objetivo, a fin de que realmente reditúe beneficios su utilización.
Reportes e informes
Existen múltiples tipos de reportes e informes; pueden clasificarse en:
a) Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones.
b) Reportes de información que presentan datos mas extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes.
Es conveniente tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema.
Concentración sobre las excepciones. Deben revelar indicadores importantes, puntos débiles y fuertes más que situaciones comunes.
Claridad y concisión. Los informes más largos, originan confusión.
Complementarse con presentaciones graficas, audiovisuales y verbales. La utilización de graficas, material audiovisual y explicaciones verbales, lo que evita la monotonía.
Equilibrio entre la uniformidad y la variedad. La empresa debe contar con una estructura fundamental de informes, que requieren de revisiones y ajustes periódicos.
Frecuencia de los reportes. No implica que esta deba ser tan frecuente que origine papeleo innecesario.
Evaluación de la información. Es necesario evaluar frecuentemente la utilidad que reditúa la información, examinar si realmente el sistema proporciona información adecuada.
Formas
Impresas son elementos indispensables para la trasmisión y registro de datos relativos a las actividades que se desarrollan.
Las formas facilitan la trasmisión de información a la vez que sirven para registrar adecuadamente las operaciones. Lineamientos:
a) Aprovechamiento adecuado de los espacios.
b) Claridad y concisión.
c) Uniformidad de diseño.
d) Diseñar un diagrama de control de formas.
e) Diseñar solo las necesarias.
f) Asegurarse de que los asuntos y actividades importantes se registren adecuadamente.
g) Que el costo de su implantación se justifique.
Control interno
Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la organización; sus propósitos básicos son:
a) La obtención de información correcta y segura.
b) La protección de los activos de la empresa.
c) La promoción de la eficiencia en la operación.
Su finalidad es optimizar el manejo de todos los recursos a través de la disminución de desperdicios, aprovechamiento del tiempo y del establecimiento de políticas de operación adecuadas, etcétera.
Control
Se puede definir al control como:
La evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias.
Importancia
Establece medidas para corregir las actividades.
Reaplica a todo.
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones.
Localiza a los sectores responsables de la administración.
Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes.
Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
Su aplicación incide directamente en la nacionalización de la administración y consecuentemente, en el logro de la productividad.
Principios
Equilibrio
A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control correspondiente.
De los objetivos
Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. La efectividad del control esta en relación directa con la precisión de los estándares. Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero.
De la oportunidad
El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que se efectué el error.
De las desviaciones
Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente.
Costeabilidad
Un control solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados que se esperan de el.
De excepción
El control debe aplicarse, a las actividades excepcionales y representativas, a fin de reducir costos y tiempo.
De la función controlada
La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada.
Etapas de control
Establecimiento de estándares
Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.
Los estándares representan el estado de ejecución deseado, son más que los objetivos definidos de la organización. Ralph C. Davis dice que los estándares no deben limitarse a establecer niveles operativos de los trabajadores, sino que, preferentemente, deben abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados:
Rendimiento de beneficios. Es la expresión de los beneficios obtenidos por la empresa, que resulta de la comparación o relación entre las utilidades y el capital empleado en cada una de las funciones.
Posición en el mercado. Estándares utilizados para determinar la aceptación de algún producto.
Productividad. Se determina con base en medidas.
Calidad del producto. Se establece para determinar la primacía en cuanto a calidad del producto.
Desarrollo del personal. Su objeto es medir los programas de desarrollo de la gerencia, y su efectividad.
Evaluación de la actuación. Establece las condiciones que deben, sirve para determinar, objetivamente, los límites de productividad del personal de la empresa.
Tipos de estándares
Varía de acuerdo con las necesidades específicas del área donde se implementen:
Estándares estadísticos. Se elaboran con base en el análisis de datos de experiencias pasadas.
Estándares fijados por apreciación. Son esencialmente juicios de valor, resultado de las experiencias pasadas del administrador, actividades cuyo carácter es intangible o cualitativo, tales como la moral de la empresa.
Estándares técnicamente elaborados. Son aquellos que se fundamentan en un estudio objetivo y cuantitativo de una situación de trabajo específica.
· Medición de resultados
Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de media, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.
La efectividad del proceso de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser oportuna (a tiempo), confiable (exacta), valida (que mida realmente el fenómeno que intenta medir), con unidades de medición apropiadas, y fluida (que se canalice por los adecuados canales de comunicación).
Corrección
El establecimiento de medidas correctivas da lugar a la retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación mas estrecha entre la plantación y el control.
Retroalimentación
La información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo.
Implantación de un sistema de control
Antes de establecer un sistema de control se requiere:
Contar con objetivos y estándares que sean estables.
Que el personal clave comprenda y este de acuerdo con los controles.
Que los resultados finales de cada actividad se establezcan en relación con los objetivos.
Evaluar la efectividad de los controles:
Eliminando aquellos que no sirven.
Simplificándolos.
Combinándolos para perfeccionarlos.
Características
Reflejar la naturaleza de la estructura organizacional
Los buenos controles deben relacionarse con la estructura organizativa y reflejar su eficacia.
Oportunidad
Un sistema de control debe manifestar inmediatamente las desviaciones, siendo lo ideal que las descubra antes de que se produzcan.
Accesibilidad
Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de interpretar para facilitar su aplicación.
Ubicación estratégica
Es necesario establecerlos en ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico.
Factores que comprende el control
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control:
a) Cantidad.
b) Tiempo.
c) Costo.
d) Calidad
El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es importante; el costo es utilizado como un indicador de la eficacia administrativa, la calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un determinado producto o ciertas funciones de la empresa.
El control y su periodicidad
Control preliminar. Es aquel que se efectúa antes de realizar las actividades.
Control concurrente. Se ejerce de manera simultánea a la realización de actividades, como un proceso continuo.
Control posterior. Se aplica después de haber realizado las actividades planeadas. Su objeto es administrar información.
Control por áreas funcionales
Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genérico como específico, a fin de determinar la acción correctiva necesaria.
Control de producción
La función del control en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. El control en esta área comprende cuatro funciones:
Control de calidad
Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad especifica, establece limites aceptables de variación en cuanto a: color, acabado, composición, volumen, dimensión, resistencia y otros aspectos técnicos, mismos que se comparan con las normas fijadas para el producto, con el fin de detectar y eliminar cualquier causa capaz de originar un defecto en el mismo.
Existen diversas técnicas de control de calidad. Control estadístico y control por muestreo, mismas que se utilizaran en la empresa dependiendo de su tamaño y características.
Control de inventarios
Su objetivo primordial es determinar el nivel más económico de inventarios en cuanto a materiales. Un buen sistema de control de inventarios permite:
a) Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa.
b) Evitar perdidas en las ventas.
c) Evitar perdidas innecesarias por deterioro y obsolescencia, o por exceso de material.
d) Reducir al mínimo las interrupciones de la producción.
e) Reducir los costos.
El control de inventarios se encarga de regular en forma óptima las existencias en los almacenes, tanto refacciones, herramientas y materias primas, como productos terminados.
Clases de inventarios:
Materias primas. Son aquellas que no han sufrido ningún cambio previo al proceso de producción.
Materiales en proceso. Se utilizan en la elaboración del producto y su aspecto ha cambiado por resultado del proceso.
Productos terminados. Son los productos terminados que están listos para su almacenamiento.
Partes de la maquinaria y/o herramientas. No forman parte del producto, pero son piezas fundamentales para el buen funcionamiento de las maquinas.
Control de la producción
El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar mas idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas.
Un sistema adecuado de control de producción reporta los siguientes beneficios:
Disminución de tiempos ociosos.
Reducción de costos.
Evita demoras en la producción.
Permite cumplir, al departamento de de ventas, sus compromisos con los clientes.
Incrementa la productividad.
Control de compras
Esta función verifica el cumplimiento de actividades tales como:
a) Selección adecuada de los proveedores.
b) Evaluación de la cantidad y la calidad especificadas.
c) Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada.
d) Determinación del punto de pedido y de reorden.
e) Comprobación de precios.
Este tipo de control promueve la eficiencia, al evitar:
a) Compras innecesarias, excesivas y caras.
b) Adquirir materiales de baja calidad.
c) Retrasos en los programas de producción y otras áreas.
· Control de mercadotecnia
Se refiere a la evaluación de la eficacia de las funciones a través de las cuales se hace llegar el producto al consumido. Comprende áreas tales como: ventas, desarrollo de productos, distribución, publicidad y promoción. Cubre aspectos tales como la efectividad del grupo de ventas y de las campañas publicitarias, por medio de la realización de encuestas. La evaluación en esta área, proporciona fundamentos para:
a) Toma de decisiones de la organización en general.
b) Desarrollo de planes a corto y mediano plazos.
c) Evaluación de la efectividad de los vendedores.
d) Sirve para controlar otras funciones que están relacionadas con el área de mercadotecnia tales como:
· Planeación de producción.
· Inventarios.
· Compras.
· Investigación y desarrollo.
· Trafico.
· Innovaciones en plana y equipo.
· Finanzas.
· Determinación de las necesidades de efectivo.
· Necesidades de planta y de recursos humanos.
Control de ventas
La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas, de tal forma que sea posible detectar las variaciones significativas, y adoptar las medidas correctivas adecuadas.
Control de finanzas
Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.
Control presupuestal
Un sistema de control presupuestado debe:
Incluir las principales áreas de la empresa.
Coordinar las partes como un todo y armonizar entre si los distintos presupuestos.
Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias.
Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras.
Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad.
Facilitar la toma de decisiones correspondiente.
Estar acorde al tiempo establecido en el plan.
Contribuir a lograr las metas de la organización.
Control contable
Se basan en la recopilación eficiente de los datos financieros provenientes de la operación de una empresa.
El objeto primordial del control contable consiste en identificar las causas de lo ocurrido en las operaciones financieras.
El control contable debe:
Proporcionar información veraz y oportuna.
Ser un instrumento que ayude a detectar las áreas de dificultad.
Orientar a la gerencia para determinar guías de acción.
Establecer las responsabilidades de los que intervienen.
Evitar malos manejos y desfalcos.
Detectar causas y orígenes.
Costos
Su objetivo primordial es determinar el costo real de un producto con base en el cálculo y análisis detallado de cada uno de los elementos que intervienen en su fabricación.
Auditoria
Tiene como función primordial dictaminar si la información financiera presenta fidedignamente la situación de la empresa y si sus resultados son auténticos, su fin es verificar:
La autenticidad de los hechos y fenómenos que presentan los estados financieros.
Que los métodos utilizados estén de acuerdo con los principios de contabilidad.
La auditoria es el control aplicado al control financiero.
Control de recursos humanos
Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal.
Auditoria de recursos humanos
Es la evaluación sistemática y analítica de todas las funciones operativas del personal, con el fin de corregir deficiencias.
Evaluación de la actuación
Mide la efectividad de los miembros de la organización.
Evaluación de reclutamiento y de selección
Evalúa la efectividad de los programas y procedimientos relativos a esta área mediante el análisis de aspectos como:
Efectividad en el procedimiento de selección, eficiencia del personal y su integración a los objetivos de la empresa.
Retiros y despidos.
Evaluación de capacitación y desarrollo
Puede efectuarse mediante el estudio de ciertos índices:
Productividad. Antes y después del entrenamiento.
Desarrollo del personal. Carrera de ascensos y contribución del elemento humano en aspectos de creatividad y productividad.
Evaluación de la motivación
Su objetivo es medir la moral del personal; se realiza a través de:
Encuestas de actitud.
Estudios de ausentismo, retardos y rotación.
Frecuencia de conflictos.
Buzón de quejas y sugerencias.
Productividad.
Evaluación de sueldos y salarios
Algunas de las medidas mas usualmente utilizadas son:
Estudios de salarios de la empresa en relación con encuestas.
Estudios de incentivos promedio en relación con la productividad.
Conflictos salariales.
Presupuestos de salarios.
Evaluación de puestos.
Evaluación sobre higiene y seguridad, y servicios y prestaciones
La efectividad de estos programas se obtiene a través de análisis de registros y estadísticas relativos a:
Índices de accidentes.
Participación del personal en los programas de servicios y prestaciones.
Análisis de ausentismo.
Sugerencias y quejas.
Estudios de fatiga.
Técnicas de control
Son las herramientas de las que se auxilia el administrador para llevar a cabo el proceso de control.
Sistemas de información
Lo verdaderamente importante al establecer un sistema de información es aplicar los principios de excepción, de costeabilidad, de oportunidad y el del objetivo, a fin de que realmente reditúe beneficios su utilización.
Reportes e informes
Existen múltiples tipos de reportes e informes; pueden clasificarse en:
a) Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones.
b) Reportes de información que presentan datos mas extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes.
Es conveniente tomar en cuenta las siguientes consideraciones:
Unidad del tema. Cada informe debe referirse a un solo tema.
Concentración sobre las excepciones. Deben revelar indicadores importantes, puntos débiles y fuertes más que situaciones comunes.
Claridad y concisión. Los informes más largos, originan confusión.
Complementarse con presentaciones graficas, audiovisuales y verbales. La utilización de graficas, material audiovisual y explicaciones verbales, lo que evita la monotonía.
Equilibrio entre la uniformidad y la variedad. La empresa debe contar con una estructura fundamental de informes, que requieren de revisiones y ajustes periódicos.
Frecuencia de los reportes. No implica que esta deba ser tan frecuente que origine papeleo innecesario.
Evaluación de la información. Es necesario evaluar frecuentemente la utilidad que reditúa la información, examinar si realmente el sistema proporciona información adecuada.
Formas
Impresas son elementos indispensables para la trasmisión y registro de datos relativos a las actividades que se desarrollan.
Las formas facilitan la trasmisión de información a la vez que sirven para registrar adecuadamente las operaciones. Lineamientos:
a) Aprovechamiento adecuado de los espacios.
b) Claridad y concisión.
c) Uniformidad de diseño.
d) Diseñar un diagrama de control de formas.
e) Diseñar solo las necesarias.
f) Asegurarse de que los asuntos y actividades importantes se registren adecuadamente.
g) Que el costo de su implantación se justifique.
Control interno
Se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el funcionamiento de la organización; sus propósitos básicos son:
a) La obtención de información correcta y segura.
b) La protección de los activos de la empresa.
c) La promoción de la eficiencia en la operación.
Su finalidad es optimizar el manejo de todos los recursos a través de la disminución de desperdicios, aprovechamiento del tiempo y del establecimiento de políticas de operación adecuadas, etcétera.
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